Leer jongeren plannen in vier stappen
David Maij – Gedragspsycholoog Neuro Habits
In het onderwijs willen we jongeren graag leren plannen. Tegelijkertijd vuren we ontzettend veel informatie op hen af. Bij een onderzoek dat ik uitvoerde onder 500+ leerlingen gaven zij aan dat ze leertaken zoals huiswerk, toetsen en deadlines binnenkregen via verschillende kanalen zoals Magister, het lesrooster, de mail, de studieplanner, Google classroom of mondeling in de les. Sommige docenten geven zelfs taken door via Whatsapp. Tel daarbij op dat leerlingen soms wel tien vakken hebben en dat dit alleen nog maar de taken vanuit school zijn. Hier komen dus nog de persoonlijke, sociale en hobby taken bovenop. Voor de gemiddelde volwassene is het al lastig om de hoeveelheid taken en informatie in goede banen te leiden, met vaak stress tot gevolg. Zou je niet willen dat je op school al geleerd had hoe je al die taken goed kunt organiseren, prioriteren en plannen?
Op de meeste scholen wordt serieus aandacht besteed aan plannen. De manier waarop laat alleen nog weleens wat te wensen over wanneer we kijken naar de wetenschap achter plannen. Jongeren moeten, vooral in de brugklas, vaak roosters inkleuren en planningen maken. Ze begrijpen echter nog niet waarom ze zoveel moeten “plannen”. Vanuit hun optiek staat alles toch al in Magister. Ik kan je alvast één ding verklappen: van Magister leer je niet plannen. Sterker nog, misschien staat Magister het planproces wel in de weg. In deze blog wil ik ingaan op de wetenschap achter plannen en zal ik laten zien dat het planproces bestaat uit een vierstal stappen waarmee je jongeren effectief kunt leren plannen.
Stap 1. Ondervang alle belangrijke taken en sla ze op in een to do lijst
Ken je het gevoel dat er zoveel taken op je afkomen dat je een verstikkend gevoel krijgt? E-mailtjes, appjes, een volle agenda en taken in je hoofd waar je nog wat mee moet? Help! Waar moet ik beginnen? Deze information overloadroept bij veel mensen een stressgevoel op. Jongeren hebben er extra last van, omdat ze het nog moeilijk vinden om hun taken te overzien. Dat is niet zo gek. Ons brein is, helaas, niet geëvolueerd om de talloze taken overzichtelijk te archiveren.
Ons brein beschikt over een enorm opslagsysteem, maar het werkt niet bepaald optimaal. Zo liet Ebbinghaus een eeuw geleden al zien dat we informatie snel vergeten aan de hand van zijn ‘vergeetcurve’. Bovendien is het geheugen onbetrouwbaar. We maken onszelf onterecht wijs dat we taken wel onthouden. Daarnaast onthouden we informatie vaak niet letterlijk, we reconstrueren het. Dat toonde psycholoog Elizabeth Loftus aan met experimenten waarin het verwisselen van het woord ‘rijden’ met ‘botsen’ ervoor zorgde dat proefpersonen een andere herinnering ophaalden van twee auto’s die tegen elkaar aan reden. Tevens is de capaciteit van ons werkgeheugen beperkt. We kunnen gemiddeld maar twee tot negen informatiestukjes in ons kortetermijngeheugen onthouden. Tot slot hebben we soms ook nog eens last van een ‘zeurend onbewuste’, beschrijft David Allen in zijn boek Getting things done. Dat houdt in dat er in ons brein te pas en te onpas taken oppoppen. Je moet nog een kado halen voor je beste vriend of je bent dat belangrijke mailtje vergeten te verzenden.
Een remedie tegen ons feilbare geheugen is om taken direct op te slaan in een extern geheugen. Dat is een chic woord voor een to do lijst. De eerste tip lijkt zo simpel: schrijf taken die binnenkomen meteen op. Toch slaan scholen het trainen van deze stap doorgaans over. Bij Study Habits trainen we leerlingen hun taken meteen op te schrijven en de resultaten zijn fascinerend. Alleen al door jongeren te leren taken direct op te schrijven, wordt het inzichtelijker voor hen dat ze veel moeten doen. Hierdoor wordt de werkdruk eerder voelbaar waardoor ze minder dingen uitstellen.
Wat zijn nu goede tools om een to do lijstje bij te houden? Je wilt een opslagsysteem met een grote capaciteit waarop je gemakkelijk feedback kunt geven als leerlingen deze gebruiken. Mijn voorkeur heeft het om jongeren verschillende technieken voor te leggen en hen zelf de keuze te laten maken welke vorm zij prettig vinden. Wat wel belangrijk is, is dat ze ten alle tijden hun opslagsysteem bij zich hebben. Anders wordt het lastig een taak direct op te slaan wanneer er een op hen afkomt. Tools waar je jongeren in aanraking mee zou kunnen laten komen zijn; notitieblokjes, een gedeelte in de agenda, notities in de smartphone, Trello, Slack of Wunderlist. Ik vind overigens Trello het prettigst werken (en ik krijg er niet voor betaald om dat te zeggen). Het is simpel te gebruiken, gratis, synct over meerdere apparaten en je kunt bij meerdere leerlingen meekijken en feedback geven. Een prima hulpmiddel om de eerste stap van het leren plannen te ondersteunen dus.
Stap 2. Organiseer en prioriteer de taken
Wanneer de taken verzameld en opgeslagen zijn in een betrouwbaar extern geheugen moeten de taken worden georganiseerd en geprioriteerd. Niet alle taken zijn immers even belangrijk of logisch om mee te beginnen. Als je stomweg bovenaan je lijstje begint, of begint met de taken die het minst vervelend zijn, zul je zien dat de grote, echt belangrijke taken nooit afkomen. Een mooie metafoor voor het organiseren van grote en kleine taken kun je zien in dit filmpje. In een glas worden eerst tot aan de rand grote stenen geplaatst. Is het glas nu vol, kun je je afvragen? Zo op het eerste gezicht wel. Vervolgens wordt er een aantal kleine steentjes gepakt en toegevoegd. Voor die kleine stenen was nog wel ruimte. Is het glas nu dan vol? Weer niet… het glas kan immers nog verder gevuld worden met zand… Maar wat als je de volgorde zou omdraaien? Stel dat je eerst het glas vult met zand. Zou er daarna nog plek zijn voor kleine of grote stenen?
Deze metafoor moet duidelijk maken dat wanneer je begint met kleine urgente taken, je minder goed aan grote belangrijke taken toekomt. Het is dus cruciaal om eerst aan de slag te gaan met de meest belangrijke taken. Die moeten dus hoger in de rangorde komen. Maar hoe bepaal je nu wat belangrijke taken zijn? Ook dat is een vaardigheid waar scholen wellicht meer bij stil kunnen staan wanneer ze jongeren leren plannen.
Wijlen president Eisenhower kan onze jongeren hierbij helpen. Als er mensen zijn die echt veel taken op hun bord krijgen dan zijn het immers wel presidenten. President Eisenhower merkte op dat veel van de taken die hij binnenkreeg niet altijd belangrijk waren, en dat de taken die hij belangrijk vond, te laat bij hem terecht kwamen. Zo ontstond de Eisenhower matrix: een assenstelsel met twee assen, belangrijkheid en urgentie, waaruit vier kwadranten ontstaan zoals in de afbeelding hieronder.
Veel jongeren werken constant in het ‘crises’ kwadrant. Ze stellen taken uit tot kort voor de deadline, raken dan in de stress, en gaan hard aan het werk. Door leerlingen de taken uit hun to do lijst te laten verdelen over de verschillende kwadranten, wordt het gemakkelijker om de taken te organiseren en prioriteren. Onderzoek heeft uitgewezen dat wanneer je mensen traint op de Eisenhower matrix, ze beter worden in timemanagement, ze zich minder zorgen maken en zelfs een klein beetje minder uitstelgedrag vertonen. Ook het organiseren en prioriteren van taken zou dus bij het leren plannen moeten worden meegenomen. Om ervoor te zorgen dat het gebruik van de Eisenhower matrix geïntegreerd wordt bij het plannen, kun je de verschillende kwadranten als kopjes gebruiken in een agenda, to do lijst of een online platform zoals Slack of Trello.
Stap 3. Deel grote taken op
Nu jongeren hebben geleerd hun taken te organiseren en prioriteren is de volgende stap om ze aan te leren om grote taken op te delen in behapbare stukken. Vooral grote taken resulteren namelijk in uitstelgedrag. Hoe je uitstelgedrag effectief kunt aanpakken beschreef ik al eens in een eerdere blog. Als je wilt weten hoe je hiermee aan de slag kunt gaan kun je dat hier lezen. In het kort is het vooral belangrijk voor het plannen dat jongeren de grote taken leren op te delen. Tegen kleinere taken kijk je minder op en zo wordt de drempel om te beginnen lager. Omdat je kleine taken ook sneller afkrijgt, kun je jezelf gemakkelijker belonen voor je werk en voelt het sneller alsof je productief bent bezig geweest. Door grote taken op te delen in kleine behapbare onderdelen wordt het dus eenvoudiger om ermee aan de slag te gaan en dus is het belangrijk om die vaardigheid onder de knie te krijgen bij het leren plannen.
Een grote taak waar veel jongeren vroeg of laat mee aan de slag moeten gaan is het profielwerkstuk. Door de grootte van de taak vinden jongeren het vaak moeilijk om te beginnen. Een techniek om taken op te delen is het zogeheten ‘time-boxen’. Je knipt grote taken op in kleinere taken en schat vervolgens hoeveel tijd het kost om de taken uit te voeren, zoals in de tabel hieronder. De kleine, behapbare taken (liefst SMART: specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden) zet je vervolgens in je agenda.
Stap 4. Plannen in je agenda
In de vierde en laatste stap van het plannen schrijven leerlingen hun taken pas in hun (online) agenda. Toch is dat de stap waarbij het langst wordt stilgestaan, terwijl deze stap eigenlijk pas zin heeft als de vorige drie stappen zijn doorlopen. Bij het plannen zijn er nog drie punten die je kunt meegeven aan je leerlingen. Maak ten eerste duidelijk dat het belangrijk is om onderscheid te maken tussen het type taken met verschillende kleuren. Je kunt daarbij denken aan schooltaken, sporten, bijbaantjes, vrije tijd en zelfs de momenten waar je niets doet of aan het eten bent. Zo krijg je snel inzicht of er een gezonde balans is tussen de taken. Ten tweede is het slim om een vast moment te kiezen waarop je gaat plannen. Geef leerlingen bijvoorbeeld mee dat ze iedere vrijdagmiddag of maandagochtend even rustig gaan zitten voor het organiseren en plannen van hun taken. Ten derde is het goed om een duidelijk onderscheid te maken tussen de SMART taken en deadlines. Dat kan met onderstrepingen, uitroeptekens of andere creatieve uitingen. Én, oh ja, het is natuurlijk ook belangrijk dat leerlingen überhaupt een (online) agenda hebben. Veel leerlingen hebben dit namelijk niet…
Tot slot, bij het planproces komt dus meer kijken dan alleen de taken in je agenda zetten. Het planproces is op te delen in vier verschillende onderdelen: opslaan, organiseren, opdelen en plannen. Wanneer je leerlingen wilt leren plannen is het goed om ze die onderdelen stapsgewijs aan te leren. Kan jouw school wel wat hulp gebruiken bij het plannen? Plan dan eens een gratis Zoomgesprek met mij in, dan kunnen we kijken hoe ik jullie kan ondersteunen.
