We krijgen vaak de vraag ‘wat doen jullie nu precies?’. Daarom leek het ons handig om een voorbeeld te geven. Een jaar geleden klopte de HR-manager van een bedrijf aan onze deur via ons contactformulier. Zij hadden de afgelopen vier maanden maar liefst drie werknemers (van de 30) die waren uitgevallen door burn-out klachten. Aan ons de vraag om de werkdruk van de werknemers eens onder de loep te nemen.
Voor dat soort vragen hebben we een vaste aanpak. Dat begint met een grondige inventarisatie van het probleem.
- We spreken met werknemers uit verschillende lagen om de bedrijfscultuur te snappen.
- We nemen contact op met de werknemers die een burn-out hebben om meer te weten te komen over de oorzaak.
- We maken gebruik van verschillende metingen:
- We meten het stressniveau van werknemers en vergelijken deze met een normgroep.
- Werknemers krijgen een app waarop ze op een knop moeten drukken wanneer ze veel stress voelen.
Uit de inventarisatie zijn toen drie belangrijke problemen naar voren gekomen:
- Opstapelende werkdruk.
Doordat er geen geschikte vervanger was gevonden toen de eerste werknemer was uitgevallen door burn-out klachten, werd de klap opgevangen door andere werknemers. - Het werk is nooit af.
Ondanks de lange dagen op kantoor hadden de werknemers het gevoel dat ze hun werk nooit afkregen. Ze werkten door in pauzes en in hun ogen waren de meetings te lang en kwam er te vaak informatie aan bod die voor hen onbelangrijk was. Het piekmoment van stress was volgens de metingen ook precies na de meetings. - Geen beleid voor het bewaken van aandacht en concentratie.
Veel werknemers (en waarschijnlijk jouw collega’s ook) hebben altijd hun mail en notificaties openstaan. Hierdoor ben je constant aan het multi-tasken en meer bezig met kleine bezigheden dan met de grotere belangrijke taken. Daarnaast werkte iedereen in een open kantoortuin, waardoor werknemers elkaar onbedoeld veel afleidde. (Zie bijvoorbeeld dit grappige artikel in het NRC.)
Hierop hebben wij vier verschillende interventies voorgesteld:
- Een deadline voor het managementteam om werknemers die (tijdelijk) uitvallen snel te vervangen.
- Een 360 graden feedback systeem, waarmee werknemers elkaar gemakkelijk feedback kunnen geven. Zo wordt snel duidelijk welke meetings en procedures onnodig zijn.
- Een stepped care programma. Stepped care houdt in dat niet iedereen dezelfde behandeling krijgt. Sommige mensen hebben nu eenmaal meer hulp nodig dan anderen.
- Alle werknemers moesten verplicht een presentatie bijwonen over het signaleren en reduceren van stress.
- Werknemers mochten vrijwillig deelnemen aan een workshop waarin ze begeleid werden bij het veranderen van hun gedrag.
- Werknemers met hoge stressklachten kregen persoonlijke begeleiding.
- Een beleid voor het bewaken van aandacht, concentratie en rust.
De deadline voor managers en het stepped care programma zijn meteen van start gegaan. Het feedbacksysteem en het beleid voor het bewaken van aandacht heeft het bedrijf intern afgehandeld. Twee keer per jaar komt Neuro Habits terug op de werkvloer om te onderzoeken of de werkdruk en stressniveaus op het juiste niveau zit. Zo blijven wij op een wetenschappelijke wijze een vinger aan de pols houden. De cijfers liegen er niet om. Sinds onze inmenging zijn er geen nieuwe burn-out gevallen meer bijgekomen.
Ben je ook benieuwd wat Neuro Habits voor jouw bedrijf, jouw medewerkers of collega’s kan betekenen? Kijk gerust even rond op onze site, stuur een mailtje of bel ons op.
